Optimización de gerencia de proyectos

Ensayo

La optimización de la gerencia de proyectos está dada por la planeación, organización, motivación, y  control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. La realización de un proyecto involucra factores importantes como el tiempo, costos, alcance e integración, es por eso que aquí se detalla la definición a cada paso.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo, Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar. El proceso Definición de las Actividades identificará los productos entregables al nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto están planificados en componentes más pequeños denominados actividades del cronograma, para proporcionar una base con el fin de estimar, establecer el cronograma, ejecutar, supervisar y controlar el trabajo del proyecto. La definición y planificación de las actividades del cronograma están implícitas en este proceso, de tal modo que se cumplan los objetivos del proyecto.

La gestión de costos del proyecto incluye todas aquellas actividades necesarias para la planificación, estimación, obtención del plan de referencia y control de costos, con objeto de completar el proyecto dentro del presupuesto asignado. Sin embargo, desde una perspectiva amplia por tanto, la gestión de costos no va a consistir únicamente en controlar los gastos de manera que no superen el presupuesto de costos, sino también en gestionar los ingresos de manera que se minimicen las necesidades de financiación y se maximice el disponible. Gestionar eficientemente el coste en los proyectos.

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.

La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.

Ejemplos de las actividades llevadas a cabo por el equipo de dirección del proyecto:

·   Analizar y comprender el alcance. Esto abarca los requisitos del proyecto y del producto, criterios, supuestos, restricciones y otras influencias relativas a un proyecto y el modo en que ellas se gestionarán o abordarán dentro del proyecto. 

·      Entender de qué manera utilizar la información identificada y transformarla luego en un plan para la dirección del proyecto con un enfoque estructurado. 

·        Realizar actividades para producir los entregables del proyecto. 

·        Medir y monitorear todos los aspectos del avance del proyecto y realizar las acciones apropiadas para cumplir con los objetivos del mismo.

Cronograma de Actividades

Cronograma de actividades es la transcripción a tiempos de los procesos y acciones para llevar a cabo un proyecto. En él se establece cuánto tiempo va a costar a la organización que sus recursos lleven a cabo cada proceso. Además, sirve de guía para establecer el grado de avance en la consecución de objetivos tomando en cuenta las restricciones y las incertidumbres.

Comprende la realización de toda la secuencia lógica para hacer realidad los resultados.
Si eres gestor de proyecto o estás formándote para serlo, el cronograma será una de las herramientas más utilizadas no sólo para controlar el avance, también para reajustar continuamente lo necesario para gestionar los recursos, costes u objetivos de cada proyecto.

Ventajas de la planificación del cronograma de un proyecto

La utilización de esta herramienta tan útil en el diseño de proyectos beneficia tanto a la organización como al personal que trabaja en el mismo. Aunque la responsabilidad, el compromiso y la motivación son esenciales para cumplir los objetivos de la empresa, la utilización de cronogramas hará de la planificación algo visual y accesible para todo el equipo.

Algunas de las ventajas que puede aportarte el uso de cronogramas:

• Determinar todas las actividades necesarias para hacer realidad los objetivos.
• Priorizar para determinar un orden lógico.
• Establecer los tiempos y asignar responsabilidades en el equipo de trabajo.
• Analizar qué recursos se necesitan para realizar la actividad.
• Establecer la relación o dependencia entre las diferentes actividades (tareas que no empiezan hasta que otras finalizan, las que no pueden finalizar hasta que otra finalice, las que no pueden comenzar hasta que no comience otra y las que no pueden finalizar hasta que otra comience).
• Permite estar seguro de que se está avanzando en la consecución de metas.
• Análisis de si las actividades.

Ejemplo:

Clic en la imagen para agrandar

Gerencia de proyectos

¿Qué es Gerencia de Proyectos?

Es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporario diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitados en tiempo, y en costos o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos, y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Ciclo de vida de proyectos.

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto.

Características del ciclo de vida del proyecto.

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. Por ejemplo, cuando una organización identifica una oportunidad a la cual le interesaría responder, frecuentemente autoriza un estudio de viabilidad para decidir si se emprenderá el proyecto.

 Las  TIC en la gerencia de Proyectos

Las tecnologías de la información y la comunicación en la gerencia de proyectos son muy importantes, estas forman parte de la cultura tecnológica que nos rodea y con la que debemos convivir, amplían nuestras capacidades cognitivas y el desarrollo social. Además de esto permite sistematizar la información requerida del proyecto, aporta con su infraestructura tecnológica para el manejo de datos, sistematización y actualización.

Criterios para la evaluación de proyectos.

Los criterios que se tienen en cuenta a la hora de evaluar un proyecto son:
Evaluación de la factibilidad y calidad tecnológica de un proyecto.
Esta etapa estará a cargo de evaluadores idóneos que deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos:

·  Encuadramiento de los proyectos en relación con los objetivos de la convocatoria a la cual se presenta.
· Probabilidad de ejecución exitosa, desde el punto de vista de su consistencia interna, de la adecuada dotación de recursos y de las condiciones externas a las que su éxito está supeditado.
·   Innovación , factibilidad y calidad tecnológica del proyecto dentro del  sector Tics.
·   Precisión en la definición de las etapas y tareas.
·   Racionalidad del cronograma y de la secuencia entre etapas.
·   Elegibilidad y racionalidad del presupuesto.
·   Creatividad y originalidad de la propuesta.


Evaluación de la capacidad técnica de la unidad ejecutora.

A los efectos de la evaluación de la aptitud técnica de la Unidad Ejecutora para la realización del proyecto, se evaluará:

·   Antecedentes de la Unidad Ejecutora
·   Composición del personal involucrado en el proyecto.
·   Equipamiento e infraestructura que se afectará a la ejecución del proyecto.

Evaluación de la capacidad económica financiera y gerencial de la empresa.
Se evaluara la capacidad del solicitante para llevar a cabo el proyecto, desde el punto de vista gerencial y financiero.

Evaluación Económica.
Se analizará la viabilidad económica del proyecto. Esta evaluación tomará en cuenta, entre otros, los siguientes factores:

· Razonabilidad económica de los resultados del proyecto y su impacto en la empresa.
· Capacidad de la empresa para implementar los resultados del proyecto.

Mapa Conceptual

Clic en la Imagen para agrandar